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複雑な受注・配車・請求業務を効率化する海上コンテナ向け業務管理システム

海上コンテナ輸送の現場では、一般的な運送業務とは異なる複雑な情報管理が求められます。輸入、輸出、コンテナ番号、船名、入港日、搬出日、港、配達先、保管、返却期限、協力会社への支払いなど、ひとつの海上コンテナ案件に対して管理しなければならない情報は少なくありません。さらに、受注内容を確認した後には、輸送依頼書の作成、協力会社への配車依頼、配車台帳への登録、メール送信、送り状の発行、請求書の作成といった業務が続きます。これらの作業をExcel、紙、メール、電話などで個別に管理している会社では、同じ情報を何度も入力する二重入力や転記作業が発生しやすくなります。そこで求められるのが、海上コンテナ輸送の業務を一元的に管理できる業務管理システムです。「ロジマネ」は、海上コンテナ輸送に関わる受注、配車、帳票、請求、売上管理などをまとめて管理できる、海上コンテナ運送会社向けの業務管理システムです。

海上コンテナ業務に特化した業務管理システム

一般的な運送業向けの業務管理システムや配車管理システムは数多くあります。しかし、海上コンテナ輸送では、通常のトラック輸送とは異なる独自の商習慣や管理項目があります。例えば、海上コンテナの輸送案件では、コンテナ関連情報だけでなく、配達先情報、保管情報、下払情報などを関連付けて管理する必要があります。また、輸入、輸出、保管といった案件の種類によっても、必要な情報や業務の流れが異なります。ロジマネは、物流会社とIT企業が共同で開発した海上コンテナ向けの業務管理システムです。実際の海上コンテナ輸送の現場で発生している課題や、担当者が必要としている機能を基に設計されている点が大きな特徴です。受注入力、依頼書作成、配車台帳作成、メール作成、請求書作成、売上レポートなど、海上コンテナ業務で必要となる機能が基本パッケージにまとめられています。

一度入力した受注情報を各業務に活用

ロジマネでは、海上コンテナの運送案件を受注した際に、案件情報を業務管理システムへ登録します。登録した情報はクラウド上に保存され、その後の依頼書作成、配車台帳作成、メール作成、送り状発行、請求書作成などに活用されます。従来の運用では、荷主やフォワーダーから受け取った情報をExcelの受注台帳へ入力し、その内容を配車表へ転記し、さらに依頼書や請求書へ入力するケースがあります。同じ海上コンテナの案件情報を複数の書類へ繰り返し入力するため、担当者の作業負担が増えるだけでなく、コンテナ番号や日付、金額などの入力ミスが発生する可能性も高くなります。ロジマネでは、一度登録した受注情報を各種帳票や業務へ連携できます。受注情報を業務管理システムの中心に置き、関連する情報を紐付けることで、二重入力や転記作業を減らし、海上コンテナ輸送に関わる事務作業を効率化します。

配車台帳や依頼書を自動で作成

海上コンテナ輸送では、自社の車両だけでなく、協力会社へ輸送を依頼する利用運送の管理も重要です。ロジマネは、自社配車と利用運送の双方に対応しています。業務管理システムに登録された海上コンテナ案件の情報を基に、依頼書、配車台帳、依頼リスト、送り状などの帳票を作成できます。仮依頼書や正式な依頼書、請求書などをPDF化し、メールへ添付して送信する機能も用意されています。担当者が毎回メール本文を作成し、ファイルを探して添付する作業を減らせるため、協力会社への依頼や顧客への連絡をスムーズに行えます。また、配達カレンダーでは、海上コンテナ案件の進捗状況をステータスごとに色分けして表示できます。仮依頼書の発行、メール送信、正式依頼書の発行、ピックチェックなどの状況を視覚的に確認できるため、「依頼書を送ったか分からない」「確認作業が終わっていない」といった対応漏れの防止にもつながります。

月末の請求書作成と下払管理を効率化

海上コンテナ輸送会社にとって、月末の請求業務は大きな負担になりやすい作業です。案件ごとに運賃、待機料金、保管料金、高速道路料金、追加作業費などを確認し、顧客ごとの請求書へ反映しなければなりません。利用運送を行っている場合には、協力会社へ支払う下払金額の確認や下払明細の作成も必要です。ロジマネでは、受注時から蓄積された海上コンテナ案件の情報を基に、請求書や下払明細を作成できます。受注、配車、請求をひとつの業務管理システムでつなげることで、月末になってから紙の依頼書やExcelの配車表を集め、請求内容を確認する作業を減らせます。請求漏れや金額の転記ミスを抑えながら、請求書発行までの時間を短縮できる点は、海上コンテナ運送会社にとって大きなメリットです。

売上データを経営や営業活動に活用

業務管理システムの役割は、事務作業を効率化することだけではありません。ロジマネには、顧客別売上推移、案件別増減比較、協力会社別下払推移、車両別売上などを確認できるレポート機能があります。海上コンテナ案件の情報を継続的に蓄積することで、どの顧客からの依頼が増えているのか、どの案件が減っているのか、どの協力会社への支払いが増えているのかを把握しやすくなります。例えば、特定の荷主からの海上コンテナ輸送が前年より減少していることが分かれば、早い段階で営業活動を行うことができます。車両別の売上や協力会社への下払金額を確認すれば、自社車両と利用運送のバランスを見直す材料にもなります。日々の海上コンテナ業務で登録した情報が、そのまま経営判断に活用できるデータになることも、ロジマネの特徴です。

ICDの複雑な管理にも対応

ロジマネは、海上コンテナ輸送の受注管理だけでなく、ICD（インランドコンテナデポ）の管理にも対応しています。ICDでは、海上コンテナの搬入、搬出、保管、移動、返却など、通常の運送業務とは異なる管理が必要になります。ロジマネでは、海上コンテナ輸送の受注請求管理を基本としながら、ICD管理や倉庫管理など、会社の業務内容に合わせたカスタマイズにも対応しています。既存の業務管理システムでは対応できず、Excelや紙による管理を続けているICD事業者にとっても、業務を一元化するための選択肢となります。

現在の業務を確認してから導入できる

新しい業務管理システムを導入するときに注意しなければならないのが、現場の業務との不一致です。機能が豊富な業務管理システムであっても、実際の海上コンテナ業務の流れに合っていなければ、現場で使われなくなる可能性があります。ロジマネでは、導入前に現在の業務や課題をヒアリングし、改善する部分と、現在の運用を残す部分を整理します。そのうえで、会社ごとの海上コンテナ業務に合わせたシステム設計やカスタマイズを行い、導入時のトレーニング、運用開始後のサポートまで提供します。クラウド型の業務管理システムであるため、複数の拠点や担当者が同じ情報を確認しやすく、システムのアップデートや改修にも対応しやすい構成です。

海上コンテナ業務を「人に依存する管理」から変える

海上コンテナ輸送の業務では、経験豊富な担当者が、頭の中や独自のExcelで案件を管理しているケースがあります。しかし、担当者しか業務の状況が分からない状態では、休暇や退職によって業務が止まるリスクがあります。受注、配車、依頼、請求といった海上コンテナ業務を業務管理システムへ集約することで、特定の担当者だけに依存しない運用を構築できます。ロジマネは、単に紙やExcelをシステムへ置き換えるためのものではありません。海上コンテナの受注情報を中心に、配車、帳票、メール、請求、売上管理をつなぎ、会社全体の業務の流れを整理するための業務管理システムです。海上コンテナ案件の増加に伴って事務作業が追いつかなくなっている会社、配車や請求を複数のExcelで管理している会社、担当者による属人化に課題を感じている会社にとって、ロジマネは業務改善を進めるための有効な選択肢となるでしょう。

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